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Wussten Sie schon, dass … die falsche oder nicht vorhandene e-Mail-Signatur eine Abmahnfalle ist?

| von Michael Hollmann | Kategorie: Wussten Sie schon...,

Seit dem 1.Januar 2007 hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) einige Paragrafen zur Informationspflicht auf Geschäftsbriefen abgeändert. Dies sind § 37a Absatz 1 Satz 1 und § 125a Absatz 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch (HGB), § 35a Absatz 1 Satz 1 Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und § 80 Absatz 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG).

In diese Paragrafen wurde die Passage „gleichviel in welcher Form“ zur Konkretisierung des Begriffs des Geschäftsbriefs aufgenommen. Es war nämlich bislang unter Juristen hoch umstritten, ob beispielsweise die E-Mails Ihres Unternehmens als Geschäftsbrief anzusehen sind oder nicht. Dieser Streit hat sich mit der Änderung erledigt. Mit der Einfügung dieser vier Worte bringt der Gesetzgeber zum Ausdruck, dass es gerade nicht mehr auf die Form ankommt. Die ganz normalen E-Mails Ihrer Mitarbeiter können zukünftig unter diese Regelung fallen, sofern es sich um Geschäftsbriefe handelt.

Folgende Inhalte müssen Ihre e-Mail-Signaturen enthalten (Publizitätspflicht):

Zu den Pflichtangaben gehören Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Abteilung, Firmenname und Sitz, Rechtsform sowie vertretungsberechtigte Personen. Das sind beispielsweise Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen. Auch Kontaktdaten wie Mail-Adresse, Homepage, Telefon- und Faxnummer sind sinnvoll. Die Daten müssen allerdings direkt in der E-Mail enthalten sein; ein Link auf das Impressum einer Webseite reicht nicht aus.

Wir helfen Ihnen gerne bei der zentralen Verwaltung Ihrer E-Mail Signaturen, so dass diese stets rechtlich einwandfrei von allen Mitarbeitern verwendet werden.

 

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