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Wussten Sie schon, dass … e-Mails und Daten archiviert werden müssen?

| von Michael Hollmann | Kategorie: Wussten Sie schon...,

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sind bereits seit Anfang 2002 in Kraft. In diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine zehnjährige Archivierung vorgesehen, für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre.

Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, e-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten e-Mails samt deren Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können.

Wem als verantwortlichem Mitarbeiter mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird, riskiert arbeitsrechtliche Probleme – beim Unternehmen selbst kann es bei lückenhafter Dokumentation im schlimmsten Fall zu einer Zwangsschätzung der Unternehmenswerte durch das Finanzamt kommen. Weitere Informationen erhalten Sie unter §238 HGB und auch unter GDPDU.

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie bei der Archivierung Ihrer E-Mails. Gerne erhalten Sie von uns eine kostenfreie Vorführung oder Testversion.

 

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