E-Mail-Archivierung

Dennis van Ophuysen

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E-Mail-Archivierung ist Pflicht. Geltende gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv ist ein hochspezialisiertes Speichersystem, das für die zuverlässige und ökonomische Verwaltung sehr großer und stark steigender Datenvolumen konzipiert wurde.

Mit Hilfe eines E-Mail-Archivs kann ein Unternehmen alle vorhandenen und alle zukünftigen E-Mails so sichern, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können. Ein weiterer Aspekt der E-Mail-Archivierung ist die bestmögliche Nutzung der Daten. Dazu kann allen Anwendern im Unternehmen ein komfortabler und schneller Zugriff auf das Archiv eingerichtet werden.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Vorteile

  • Zuverlässige Erfüllung der geltenden gesetzlichen Anforderungen
  • Nutzung der E-Mail als Beweis im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen wird erleichtert

Wirtschaftliche Vorteile

  • Der schnelle und komfortable Zugriff auf einen 100% vollständigen E-Mail-Bestand trägt zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei
  • Datenverluste und die damit einhergehenden wirtschaftlichen Schäden und Reputationsverluste können zuverlässig verhindert werden
  • Mitarbeiter können E-Mails weder versehentlich noch absichtlich löschen (z.B. beim Verlassen des Unternehmens)
  • Postfachbegrenzungen, die Mitarbeiter zum zeitaufwändigen Organisieren ihres Postfachs zwingen, werden vollständig überflüssig

Technische Vorteile

  • Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert
  • Die Wiederherstellung verlorener E-Mails kann durch Endanwender selbst erfolgen und belastet nicht länger die IT-Abteilung
  • Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
  • Die durch E-Mail-Archivierung eingesparten IT-Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI)

Hollmann IT GmbH empfiehlt SMART Managed Archive Service. SMART ManagedArchiveService basiert auf der Technik von MailStore Server. Diese in Deutschland entwickelte Software zählt zu den weltweit führenden Lösungen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Zu den Kunden zählen neben tausenden Unternehmen aller Branchen und Größen auch zahlreiche Behörden, Verwaltungen und andere öffentliche Einrichtungen.

Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an!